Les sept questions les plus souvent posées par les RH concernant l'indemnité vélo

L'indemnité vélo : un avantage net intéressant pour les employés, un sujet qui alimente les discussions auprès des employeurs et des responsables des RH. Vous aussi vous avez des questions concernant l'indemnité vélo ? Alors, vous êtes au bon endroit ! Nous allons aborder dans ce blog les questions les plus souvent posées par les RH concernant l'indemnité vélo.

1. Une indemnité vélo est-elle obligatoire ?

Êtes-vous obligé de verser une indemnité vélo aux employés qui font leur trajet domicile-travail à vélo ? Depuis mai 2023, tout employeur du secteur privé et du secteur non marchand est obligé de verser une indemnité vélo aux employés qui se rendent régulièrement au travail à vélo. 

L'indemnité vélo s'applique pour tout type de vélo et pour les employés qui roulent avec leur propre vélo, un vélo de leasing ou un vélo d'entreprise. En tant qu'employeur, vous n'êtes pas obligé de verser le montant maximal exonéré d'impôt (0,35 euro/km). Le montant de base à payer dépend de la CCT dont vous relevez.

Envie d’en savoir plus sur l'indemnité vélo obligatoire ? Group S a rédigé un article juridique clair à ce sujet.

Pourquoi devrais-je payer plus que l'indemnité de base en tant qu'employeur ?

Pourquoi donner plus que le minimum légal ? Parce que c'est un avantage naturel attrayant, évidemment ! De plus, l'indemnité vélo est un vrai incitant à choisir le vélo pour effectuer les trajets domicile-travail. Faire rouler plus de personnes à vélo permet d'offrir une solution rapide aux problèmes de stationnement. Les personnes qui font du vélo sont également moins stressées et moins sédentaires. C'est également un investissement dans la santé de vos employés.

Par ailleurs, c'est également intéressant pour vous de verser une indemnité vélo. Vous découvrirez pourquoi dans le point suivant. Il existe donc suffisamment de raisons pour verser l'indemnité maximale de 0,35 euro par kilomètre à vos employés.

2. Que coûte une indemnité vélo à l'employeur ?

En tant qu'employeur, vous pouvez déduire l'indemnité vélo jusqu'à 0,35 euro par kilomètre comme charge professionnelle déductible à 100 %. Elle fait baisser les bénéfices et donc aussi l'impôt sur les sociétés, ce qui est un avantage considérable pour l'entreprise. En outre, l'indemnité vélo est exonérée de cotisations ONSS.

Donc : l'indemnité vélo est-elle avantageuse pour l'employeur ? Bien sûr. L'indemnité vélo peut également encourager vos employés à se rendre au travail à vélo de manière fiscalement avantageuse. Aucune raison de ne pas la verser, n'est-ce pas ?

3. À partir de quand donner une indemnité vélo ?

Combien de fois les employés doivent-ils se rendre au travail à vélo avant de leur verser une indemnité vélo ? C'est vous qui le déterminez en tant qu'employeur ou collaborateur RH. La plupart des entreprises optent pour la règle des 20 %. Cela signifie que les employés qui travaillent à temps plein doivent se rendre au moins une fois par semaine au travail à vélo.

Mais vous pouvez également convenir d'un nombre de jours par mois, ou vous pouvez adapter le versement de l'indemnité vélo en fonction des saisons. En effet, tout le monde a envie d'enfourcher son vélo en été, tandis que l'hiver est moins propice à faire du vélo. Comment enregistrer toutes ces informations ? Découvrez-le au point cinq.

Important à savoir : encouragez vos employés à réclamer leur indemnité vélo pour les kilomètres parcourus afin qu'ils n'aient pas à payer l'avantage toutes natures (ATN) pour leur vélo de leasing.

Pouvez-vous combiner d'autres indemnités de mobilité avec l'indemnité vélo ?

Dans la plupart des cas, vous pouvez tout à fait combiner une indemnité vélo avec d'autres indemnités de mobilité comme celle pour la voiture de société, les transports en commune, etc. Dans certaines CCT, il est indiqué qu'une voiture de société ne peut pas être combinée avec une indemnité vélo. Il est donc important de vérifier la CCT pour connaître les accords spécifiques.

4. Une indemnité vélo pour quel trajet ?

Quid si l'employé n'emprunte pas le trajet le plus court pour se rendre au travail ? Parfois, le trajet le plus court n'est pas le plus sûr, ou l'employé fait un petit détour pour déposer les enfants à l'école. Que faire dans ce cas en tant qu'employeur : pouvez-vous payer ces kilomètres supplémentaires ?

Bien sûr. Votre employé ne doit pas forcément prendre le chemin le plus court pour se rendre au travail, surtout si ce n'est pas le trajet le plus sûr. Vous pouvez donc verser l'indemnité vélo à votre employé pour un trajet qui est un peu plus long que le trajet le plus court.

5. Comment enregistrer le nombre de kilomètres parcourus à vélo en tant qu'employeur ?

Comment votre entreprise peut-elle enregistrer correctement et facilement le nombre de kilomètres parcourus à vélo par vos employés ? Il n'existe pas de réglementation légale sur la façon de faire. Cependant, les entreprises choisissent souvent l'une des deux possibilités suivantes :

• Les enregistrements numériques du nombre de kilomètres parcourus à vélo couplés à un contrôle d'accès ou un calendrier vélo électronique.

• Faire signer aux employés une déclaration sur l'honneur unique dans laquelle l'employé indique la fréquence et le nombre de kilomètres du trajet domicile-travail. 

6. Puis-je, en tant que manager RH, travailler avec des indemnités forfaitaires ?

Il n'est pas possible de travailler avec des indemnités forfaitaires pour l'indemnité vélo. L'indemnité vélo est uniquement exonérée d'impôts si elle est octroyée spécifiquement pour l'utilisation du vélo dans le cadre des trajets domicile-travail. C'est pourquoi l'indemnité doit également être calculée sur les trajets effectivement parcourus.

7. Que doivent prendre en compte les employés bénéficiant d'une indemnité vélo pour remplir leur déclaration d'impôt ?

Depuis le 1^er janvier 2024, l'employé ne doit également pas déclarer ses frais professionnels réels dans son impôt sur le revenu pour pouvoir profiter de l'exonération fiscale et sociale. L'employé pourra donc uniquement déclarer les frais professionnels forfaitaires dans l'impôt sur le revenu s'il souhaite bénéficier de l'exonération. Le cas échéant, l'indemnité vélo sera imposable à des taux progressifs, tout comme les autres revenus professionnels (ATN).