7 meestgestelde vragen van HR over de fietsvergoeding

De fietsvergoeding: een interessant nettovoordeel voor werknemers, een veelbesproken topic onder werkgevers en HR-verantwoordelijken. Zit je ook met vragen over de fietsvergoeding? Dan ben je hier op de juiste plek, want we behandelen in deze blog de meestgestelde vragen van HR over de fietsvergoeding.

1. Is een fietsvergoeding verplicht?

Ben je verplicht om een fietsvergoeding uit te keren aan werknemers die hun woon-werkverkeer met de fiets afleggen? Sinds mei 2023 ben je als werkgever in de privésector en de non-profitsector verplicht om werknemers die op regelmatige basis met de fiets naar het werk komen een fietsvergoeding uit te keren. 

De fietsvergoeding geldt voor elk fietstype en zowel voor wie met een eigen fiets rijdt, een leasefiets of een bedrijfsfiets. Je bent als werkgever niet verplicht om het maximum belastingvrije bedrag (0.35 euro/km) uit te keren. Wat het basisbedrag is dat je moet betalen, hangt af van de cao waaronder je valt. Meer lezen over de verplichte fietsvergoeding? Group S schreef er een helder juridisch artikel over.

Waarom zou ik als werkgever meer dan de basisvergoeding betalen?

Meer geven dan het wettelijk minimum, waarom zou je dat doen? Omdat het een aantrekkelijk nettovoordeel is natuurlijk! De fietsvergoeding is bovendien ook een echte stimulans om voor de fiets te kiezen in het woon-werkverkeer. Meer mensen die met de fiets komen, biedt ook meteen oplossing voor je parkeerproblemen. En wie fietst, heeft minder stress en beweegt. Zo investeer je ook meteen in gezonde werknemers. 

Bovendien is het voor jou als bedrijf ook interessant om een fietsvergoeding uit te keren. Waarom dat zo is, lees je hieronder in punt twee. Redenen genoeg dus om je werknemers de maximumfietsvergoeding van 0.35 euro per kilometer te betalen. 

2. Wat kost een fietsvergoeding aan de werkgever?

Als werkgever mag je de fietsvergoeding tot 0.35 euro per kilometer inbrengen als 100% aftrekbare bedrijfskost. Daardoor daalt de bedrijfswinst en dus ook de vennootschapsbelasting, wat een aanzienlijk voordeel met zich meebrengt voor het bedrijf.

Bovendien is de fietsvergoeding ook vrij van RSZ.Dus: is fietsvergoeding voordelig voor de werkgever? Zeker wel. Via de fietsvergoeding kan je je werknemers namelijk op een fiscaal voordelige manier stimuleren om met de fiets naar het werk te komen. Geen reden om het niet te doen, toch? 

3. Vanaf wanneer fietsvergoeding geven?

Hoe vaak moeten werknemers naar het werk fietsen alvorens je ze een fietsvergoeding uitkeert? Dat is iets wat jij als werkgever of HR-medewerker zelf bepaalt. De meeste bedrijven gaan voor de 20% regel. Dat houdt in dat werknemers die voltijds werken verwacht worden om minstens één keer per week met de fiets naar het werk te rijden.

Maar je kan ook uitgaan van een aantal dagen per maand, of je kan het uitkeren van de fietsvergoeding zelfs aanpassen aan de seizoenen. Want in de zomer springt iedereen al eens graag op het zadel, terwijl de koude wintermaanden vaak minder uitnodigen tot fietsen. Hoe je dat allemaal bijhoudt? Dat lees je onder puntje vijf. ‍

Belangrijk weetje: maan je werknemers aan om hun fietsvergoeding te claimen voor hun gefietste kilometers, zodat ze geen voordeel alle aard (VAA) moeten betalen op hun leasefiets. 

Kan je andere mobiliteitsvergoedingen combineren met de fietsvergoeding?

In de meeste gevallen kan je een fietsvergoeding perfect combineren met andere mobiliteitsvergoedingen zoals die voor de bedrijfswagen, openbaar vervoer… In sommige cao’s staat vermeld dat een bedrijfswagen niet gecombineerd kan worden met een fietsvergoeding. Het is dus belangrijk dat je de cao checkt op specifieke afspraken.

4. Fietsvergoeding voor welke route?

Wat als je werknemer niet de kortste route naar het werk neemt? Soms is de kortste route namelijk niet de veiligste, of doet je werknemer een kleine omweg om de kinderen af te zetten op school. Wat doe je als werkgever in dat geval: mag je die extra kilometers uitbetalen?

Zeker wel. Je werknemer hoeft niet per se de kortste route te nemen naar het werk, en al zeker niet als dat niet de meest veilige route is. Je kan je werknemer dus de fietsvergoeding uitkeren voor een route die iets langer is dan de kortste route. 

5. Hoe hou je als werkgever het aantal gefietste kilometers bij?

Hoe kan je als bedrijf het aantal gefietste kilometers van je werknemers correct en makkelijk bijhouden? Er bestaat geen wettelijke regeling voor hoe dat moet. We zien wel dat bedrijven vaak voor één van de twee onderstaande opties kiezen:

• Digitale registraties van het aantal fietskilometers gekoppeld aan een elektronische toegangscontrole of fietskalender.

• Werknemers een eenmalige verklaring op eer laten tekenen waarin de werknemer de fietsfrequentie en het aantal kilometers van het woon-werktraject vermeldt. 

6. Kan ik als HR-manager werken met forfaitaire vergoedingen?

Werken met forfaitaire vergoedingen voor de fietsvergoeding is niet mogelijk. De fietsvergoeding wordt namelijk alleen vrijgesteld van belastingen als die specifiek wordt toegekend voor het gebruik van de fiets voor woon-werkverplaatsingen. Daarom moet de fietsvergoeding ook berekend worden op effectief afgelegde trajecten. 

7. Waarmee moeten werknemers die fietsvergoeding ontvangen rekening houden bij belastingaangifte?

Om van de fiscale en sociale vrijstelling te kunnen genieten, is het sinds 1 januari 2024 ook vereist dat de werknemer niet zijn werkelijke beroepskosten aangeeft in zijn personenbelasting. De werknemer zal dus enkel nog de forfaitaire beroepskosten mogen aangeven in de personenbelasting als deze van de vrijstelling wenst te genieten. Zo niet zal de fietsvergoeding belastbaar zijn tegen de progressieve tarieven samen met de andere beroepsinkomsten (VAA).